Cualidades de los Buenos Líderes de Calidad (Test Managers)

Desde el punto de vista de un Gerente de proyectos de Software y de Infraestructura, he realizado muchos trabajos con diferentes personas, pero alguien que siempre valoro en un equipo es un buen líder de Calidad, también conocidos como Test Managers. 

Estos puntos le pueden servir a alguien caso de presentar una entrevista de trabajo. Mira 10 recomendaciones para presentar una entrevista de trabajo.

En este post, quiero resaltar cuales son las buenas cualidades de un Test Manager, que es lo que encuentro es que es útil en un líder de Calidad, porque cumplen una parte importante del proyecto.

• Que sean comprometidos: Esta parte es importante, porque como lo decía antes, los lideres de calidad o test managers, logran que podamos tener un entregable que cumpla con los requisitos y evitan muchos problemas. Cuando un test manager es comprometido, lee los documentos, esta pendiente de entender de manera general de que es el proyecto, pregunta y pide reuniones si hace falta, porque sabe que se debe de entregar algo con sentido y fundamento.
• Que resalten los posibles errores desde el principio: Si vamos a hablar de calidad, tenemos que entender que ellos deben resaltar los errores, y lo deben hacer sin temor a equivocarse. Prefiero un Líder de Calidad, o un test manager, que le tenga que explicar el proyecto completo porque me dice cosas que no son, a alguien que nunca me dijo nada. La razón de esto es que me asegura un buen entregable.
• Que no sea obstinado sino amigable: Esta cualidad también es importante!! Evita muchos problemas y ahorra mucho dinero. Si suponemos que un Líder de Calidad o un Test Manager encuentra un error, esta bien discutirlo y hablarlo, pero hace perder mucho tiempo cuando el líder de calidad no confía en sus propios compañeros de proyecto. Es bueno entender también las razones de líder de proyectos, o del desarrollador y pasar la pagina.  

  

  Siempre amigo de documentar y
  amigable con todos

• Amigo de documentar: Cuando un Líder de Calidad, o un Test Manager hace bien su labor, sabe donde esta, sabe cuanto le falta y sabe que funciona bien y esto no se logra sin documentar. Primero escribe los test cases, después los test script, luego los ejecuta y muestra su progreso. Un líder de calidad no tiene poder de convencimiento si no hay una lista de defectos. Aunque el proyecto este horrible, una lista de defectos es un lugar para empezar y es por eso que un Líder de Calidad debe conocerla y hacerla bien.

Esas son para mi las cuatro características mas importantes. Tu conoces alguna otra?

Cuales son las habilidades para dirigir una conferencia telefónica?

Cuando eres el encargado de manejar una conferencia telefónica, es bueno que tengas unos pasos generales para que las personas sepan que tienen que hacer, así cuando se empieza la llamada, es un poco mas fácil dirigir la reunión.

Los pasos que te recomiendo son los siguientes

• Tener un cuaderno, o notepad o alguna herramienta para hacer apuntes.
• Tener una idea de tus participantes claves y sus equipos de trabajo.
• Pensar en un flujo de la reunión, es decir, tener una agenda.
• Tomar anotaciones y Asignaciones (en ingles, “Action Items”)
• Repasar antes de terminar.

Entonces vamos a mirar cada uno mas en detalle

Cuaderno, o notepad para hacer apuntes

Esto es importante que lo tengas antes de empezar, porque cuando la reunión comienza es mas difícil de organizar las cosas. Se puede usar el  cuaderno común y corriente, pero también existe el Microsoft OneNote que es bastante útil. Siempre empezar anotando un titulo de la reunión y la fecha.

Participantes claves y equipos.

Cuando una empieza la llamada, las personas van entrando y uno puede preguntar quien se unió a la llamada. Las personas pueden decir el nombre, el equipo o ambos. Debido a que uno toma apuntes, va escribiendo para tener una referencia. Saber los participantes claves permite saber cuando empezar la reunión y saber a quien hacerle las preguntas. Algunas veces es mejor no empezar hasta que se una quien uno necesita, y eso esta bien, simplemente explicar a las personas que se esta esperando a determinada persona antes de empezar.

Flujo de la reunión (agenda)

Cuando ya tienes las personas en la reunión, si lo tienes preparado, puedes leer la agenda, pero si no lo haz hecho, es mejor decir un breve contexto de la reunión, explicar para que están reunidos y cual es el objetivo que se busca con la reunión. Al finalizar el objetivo, hacer un corto silencio en caso de que alguien tenga alguna duda.

En la medida que la reunión avance, te vas fijando si se esta discutiendo algo relacionado con el objetivo de la reunión, y si alguien se sale del objetivo, de una manera correcta se le dice a las personas algo como “si bien el tema que menciona es importante, solamente me quiero asegurar que recordemos el objetivo de la reunión. Quizás lo que están mencionando lo podemos manejar en otra reunión aparte”

Anotaciones y Asignaciones

Para no distraerse es bueno tomar anotaciones de la reunión, especialmente si uno no es el que mas habla en la reunión. Cuando uno toma apuntes se asegura de estar entendiendo la conversación, y al finalizar la reunión se puede compartir.

También es bueno anotar que es lo que tienen que hacer las personas, si quizás alguna tarea le fue asignada a alguien. Así cuando se termine la reunión se tiene una idea clara de cuales son los pasos a seguir.

Para tomar anotaciones es bueno hacerlo por temas, ir agrupando las frases importantes y hacerlo con viñetas, así queda una viñeta por cada idea mencionada, y se puede tener diferentes niveles para las sub ideas mencionadas.

Repasar antes de terminar.

Cuando faltan 5 minutos para terminar el tiempo, o cuando la reunión se esta terminando, es bueno hablar de los siguientes pasos. NO es recomendable repasar la reunión ni las anotaciones, porque eso puede llevar mas tiempo y malos entendidos, pero SI es bueno leer las tareas asignadas y preguntar para cuando. Por ejemplo “Pedro va a ayudarnos con el reporte de ventas” y se le pregunta a Pedro para cuando lo tendrá.

Cuando se han leído todas las tares, es bueno preguntar cuales son los pasos a seguir, y eso determina si una o mas reuniones son necesarias, y o si se tiene que realizar algo de manera global.

Que te parecen estos puntos? Tienes alguna otra sugerencia?

Diferencia entre riesgo y problema (risk and issue)

Los riesgos y problemas se utilizan en las buenas prácticas de gerencia y por eso estaremos discutiendo in poco sobre ambos.

Los riesgos (risk) son cosas positivas o negativas que pueden nos referimos al futuro. Los riesgos son situaciones que pueden pasar en el futuro que afectaran el proyecto o el objeto del análisis.
pasarle al proyecto. Cuando decimos que pueden pasarle

Un ejemplo de riesgo es si vamos a salir el fin de semana de viaje, entonces sabemos que puede llover. Eso es un riesgo que puede ser bueno o malo para nosotros.

Las propiedades que identifican a los riesgos son las siguientes

• Nombre del riesgo: Corto nombre del riesgo.
• Numero de identificación del riesgo: Es bueno tener un número único de identificación.
• Descripción del riesgo: Se explica que es lo que pasa que genera el riesgo. En nuestro ejemplo es la lluvia.
• Dueño del riesgo: Se coloca el nombre de la persona que se encargara de hacer seguimiento al riesgo, ya sea para mitigarlo o tomar la responsabilidad si se convierte en un problema. 
• Estado del riesgo
• Borrador
• Abierto
• Cerrado
• Resuelto
• Prioridad:  La prioridad proviene de una tabla de probabilidad e impacto, y es posible seleccionar la que sea mas conveniente.

• Probabilidad: Cual es la probabilidad de que se convierta en un problema, es decir, que el riesgo se materialice. 
• Impacto: Si el riesgo se materializa, si se convierte en una realidad, cual será el impacto para el proyecto. 
• Quien identificó el riesgo.
• Cuando se identificó el riesgo.

El problema (Issue) es algo que esta sucediendo, que esta impactando el proyecto y generalmente es algo negativo. Es algo que impactó el costo de algo, el calendario o el alcance de lo que se esta haciendo. 

Un ejemplo de problema es cuando estamos en el viaje, empieza a llover y no se puede disfrutar de la piscina. Impacta el alcance del viaje porque no se puede entrar en la piscina que era lo planeado. 

Las propiedades que identifican los problemas son

• Nombre del problema: En pocas palabras se describe el problema.
• Número de identificación del problema: Un número único que identifique al problema.
• Descripción del problema: Se describe como este problema impacta el proyecto.
• Estado del problema
• Borrador
• Abierto
• Asignado
• Cancelado
• Resuelto
• Dueño del problema: Se identifica la persona responsable de resolver el problema, o si no se va a resolver entonces se escribe la persona que acepta el problema y asume el impacto.
• Categoria: Muestra la clasificación del riesgo y es generalmente Alto, Medio o Bajo.
• Quien identificó el problema
• Cuando se identificó el problema.

Basicamente la diferencia es que el Riesgo no me ha afectado pero me puede afectar y el Problema ya me esta afectando. Siempre tendremos mas riesgos que problemas y es normal, pero lo importante es clasificarlos correctamente para poderlos controlar.

Una de las herramientas básicas para identificar riesgos o problemas y hacer seguimiento es con las métricas, por eso esta este enlace para que leas, aunque también sirve mucho hacer un análisis FODA que te dará mucha información del proyecto o plan que tengas pensado.

Si te queda clara la diferencia? Te parece que algo quedo por fuera? 

En que momento tu haz hecho este análisis de identificar problemas y riesgos? Escribe en los comentarios!

Paso a paso para el análisis FODA o DOFA

Este es un corto manual que nos permitirá obtener resultados y conclusiones con el análisis FODA o DOFA.

1. Saber que el FODA y el DOFA es lo mismo (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas). Mira en este enlace que es el FODA y el DOFA. 


2. Crea una tabla 3x3 como herramienta de trabajo. Puedes ir a un Excel y hacer una pequeña tabla  o hacerlo a mano. En la parte superior la primera celda es en blanco, en lo horizontal en la primera escribes las Oportunidades y en la segunda las Amenazas. En la vertical escribes las Fortalezas y las Debilidades.
   
   
   


3. Escribir el análisis FODA de lo que deseamos analizar. Escribimos las Fortalezas, Oportunidades, Amenazas y Debilidades de tal manera que nos sea claro. Siempre es bueno escribir porque nos ayudará a realizar un análisis mas profundo. En la foto anterior las escribimos como A,B,C y D.
   
   En este link podrás encontrar un ejemplo de cómo realizar un FODA de una idea de negocio.
   


4. Escribir relaciones en la tabla. Enfrentaremos las Oportunidades y Amenazas (Interno) contra las Fortalezas y Debilidades (Externos). Lo que buscamos es encontrar relaciones para saber que funciona y se complementa con algo de la tabla, pero no importa si es realmente importante o no, la idea es solamente escribir ideas.
   
   Ejemplo 1: Vendemos motores (Fortaleza) y una empresa de autos nueva abrió cerca de nosotros (Oportunidad). Escribimos en Maxi Maxi - Vender motores a nueva empresa.
   
   Ejemplo 2: Vendemos motores de mala calidad (Debilidad) y la competencia lo hace mejores y a mejor precio (Amenaza) - O dejamos de vender motores, o pedimos consultoría para mejorar debido a que algo se puede estar haciendo mal.
   
   


5. Seleccionamos las mejores estrategias: Una vez que tenemos las estrategias escritas lo que hacemos es seleccionar las mejores. Las mas interesantes es la estrategia Maxi-Maxi porque da estrategias claras para crecer, pero siempre hay que mirar la estrategia Mini-Mini dado que podemos identificar algún problema que no conocíamos antes.

Esta es la forma de obtener resultados con el análisis FODA y poder hacer algunas estrategias.

Mira este ejemplo otro ejemplo de cómo hacer estrategias en el día a día con el análisis FODA

También es bueno saber si tu FODA funciona. Mira que es el Balance Score Card que te servirá para hacer seguimiento de tu trabajo.

Que te parece el escrito? Te parece que puedes encontrar estrategias con el FODA, o piensas en algo diferente?

Aplicar el análisis FODA o DOFA en reuniones o negocios

Ya hemos hablado acerca de como realizar un análisis FODA en ESTE articulo pero la pregunta que nos hacemos ahora es como utilizarlo en la vida diaria, por ejemplo para realizar un negocio o para una reunión.

Puedo prepararme mejor y manejar bien mi tiempo

A medida que se hacen varias veces el análisis FODA empiezas a diferenciar mas fácilmente lo que no se puede controlar (Amenazas) , comparado a lo que si se puede controlar (Debilidades), por lo que aprendes manejas el tiempo de una mejor manera.

Por ejemplo:

• Si tengo una Amenaza tendría que hablar de algo que no es bueno y que no puedo cambiar, por ejemplo un producto que ha tenido malas criticas, en ese caso no me enfoco en mejorar el producto para obtener mejores criticas, sino que preparo respuestas referente a las criticas.
• Pero si es una debilidad (la puedo mejorar), entonces me enfoco en mejorarla antes de la reunión. Por ejemplo si tengo una reunión para la entrega de un proyecto y la debilidad es que el documento de presentación no ha funcionado en el pasado, entonces identifico la debilidad y lo mejoro antes de la reunión.
• Algo parecido sucede con tus fortalezas y oportunidades, por un lado te enfocas en conocer que sucede en el entorno que probablemente te beneficia, y al mismo tiempo puedes resaltar mas lo que te hace mejor que los demás.

Para manejar bien el tiempo nos podemos plantear objetivos antes de la reunión y desacuerdo a lo que nos sea mas conveniente entonces trabajamos primero las partes positivas o las partes negativas.

Mira en este link 10 recomendaciones para presentar una entrevista de trabajo

Analizar con quien hablaremos

Es también útil pensar con quien estamos hablando, por ejemplo si en el negocio la otra persona tiene determinados intereses o no, también pensar en que puede mejorar la persona que a nosotros nos beneficiaría o que sucede en su entorno que nos perjudica.

• Si conocemos que la debilidad de nuestro comprador es que no conoce de tecnología, podremos ofrecerle un producto para capacitarlo. En este caso aprovechamos su debilidad para mejorar nuestro negocio.
• Si conocemos que la empresa es líder en innovación en un campo parecido al nuestro, entonces podremos presentar ideas para trabajar juntos, o simplemente decirle que estamos admirados de su trabajo en innovación, seguramente vendrá bien en algún momento.

Analizar con quien hablamos nos va servir para tener la ventaja de saber como manejar la relación.

Preparar estrategias de negociación

Por ultimo lo que hacemos es un ejercicio de mirar ambos análisis y obtener la mejor estrategia. Hacer un análisis FODA de la persona con que hablaremos y un FODA nuestro.

• Si nuestra contraparte necesita un producto (Debilidad en su FODA) que nosotros vendemos (Fortaleza), entonces podemos ofrecerlo y prepararlo bien antes de la reunión.
• Si la contraparte presenta problemas por no encontrar distribuidores (Amenaza) y nosotros contamos somos los proveedores de mas bajo precio (Oportunidad) podemos plantear una estrategia en torno al precio de nuestro producto.

En ESTE enlace podrás encontrar mas información de estrategias con FODA.

Podemos utilizar este análisis desde muchos puntos de vista

• Analizar con quien vamos a hablar. (Fortaleza o Amenaza)
• Analizar nuestra estrategia general y verificar que este bien.
• Analizar el ambiente en general. 
• Identificar posibles riesgos para nosotros. (Amenazas) 
• Saber que preguntas nos pueden llegar. (Amenazas o Debilidades)
• Saber como enfocar nuestra conversación (Oportunidades)

Que opinas? Te parece que sirve para preparar una reunión? Conoces algún metido mas fácil? Déjame tu comentario!