Cuando eres el encargado de manejar una
conferencia telefónica, es bueno que tengas unos pasos generales para que las
personas sepan que tienen que hacer, así cuando se empieza la llamada, es un
poco mas fácil dirigir la reunión.
Los pasos que te recomiendo son los
siguientes
- Tener un cuaderno, o notepad o alguna herramienta para hacer apuntes.
- Tener una idea de tus participantes claves y sus equipos de trabajo.
- Pensar en un flujo de la reunión, es decir, tener una agenda.
- Tomar anotaciones y Asignaciones (en ingles, “Action Items”)
- Repasar antes de terminar.
Entonces vamos a mirar cada uno mas en
detalle
Cuaderno, o notepad para hacer apuntes
Esto es importante que lo tengas antes de
empezar, porque cuando la reunión comienza es mas difícil de organizar las
cosas. Se puede usar el
cuaderno común y corriente, pero también existe el
Microsoft OneNote que es bastante útil. Siempre empezar anotando un titulo de
la reunión y la fecha.
Participantes claves y equipos.
Cuando una empieza la llamada, las
personas van entrando y uno puede preguntar quien se unió a la llamada. Las
personas pueden decir el nombre, el equipo o ambos. Debido a que uno toma
apuntes, va escribiendo para tener una referencia. Saber los participantes
claves permite saber cuando empezar la reunión y saber a quien hacerle las
preguntas. Algunas veces es mejor no empezar hasta que se una quien uno
necesita, y eso esta bien, simplemente explicar a las personas que se esta
esperando a determinada persona antes de empezar.
Flujo de la reunión (agenda)
Cuando ya tienes las personas en la
reunión, si lo tienes preparado, puedes leer la agenda, pero si no lo haz
hecho, es mejor decir un breve contexto de la reunión, explicar para que están
reunidos y cual es el objetivo que se busca con la reunión. Al finalizar el
objetivo, hacer un corto silencio en caso de que alguien tenga alguna duda.
En la medida que la reunión avance, te
vas fijando si se esta discutiendo algo relacionado con el objetivo de la reunión,
y si alguien se sale del objetivo, de una manera correcta se le dice a las
personas algo como “si bien el tema que menciona es importante, solamente me
quiero asegurar que recordemos el objetivo de la reunión. Quizás lo que están mencionando
lo podemos manejar en otra reunión aparte”
Anotaciones y Asignaciones
Para no distraerse es bueno tomar
anotaciones de la reunión, especialmente si uno no es el que mas habla en la reunión.
Cuando uno toma apuntes se asegura de estar entendiendo la conversación, y al
finalizar la reunión se puede compartir.
También es bueno anotar que es lo que
tienen que hacer las personas, si quizás alguna tarea le fue asignada a
alguien. Así cuando se termine la reunión se tiene una idea clara de cuales son
los pasos a seguir.
Para tomar anotaciones es bueno hacerlo
por temas, ir agrupando las frases importantes y hacerlo con viñetas, así queda
una viñeta por cada idea mencionada, y se puede tener diferentes niveles para
las sub ideas mencionadas.
Repasar antes de terminar.
Cuando faltan 5 minutos para terminar el
tiempo, o cuando la reunión se esta terminando, es bueno hablar de los siguientes
pasos. NO es recomendable repasar la reunión ni las anotaciones, porque eso
puede llevar mas tiempo y malos entendidos, pero SI es bueno leer las tareas
asignadas y preguntar para cuando. Por ejemplo “Pedro va a ayudarnos con el
reporte de ventas” y se le pregunta a Pedro para cuando lo tendrá.
Cuando se han leído todas las tares, es
bueno preguntar cuales son los pasos a seguir, y eso determina si una o mas
reuniones son necesarias, y o si se tiene que realizar algo de manera global.
Que te parecen estos puntos? Tienes
alguna otra sugerencia?
