Diferencia entre riesgo y problema (risk and issue)

Los riesgos y problemas se utilizan en las buenas prácticas de gerencia y por eso estaremos discutiendo in poco sobre ambos.

Los riesgos (risk) son cosas positivas o negativas que pueden nos referimos al futuro. Los riesgos son situaciones que pueden pasar en el futuro que afectaran el proyecto o el objeto del análisis.
pasarle al proyecto. Cuando decimos que pueden pasarle

Un ejemplo de riesgo es si vamos a salir el fin de semana de viaje, entonces sabemos que puede llover. Eso es un riesgo que puede ser bueno o malo para nosotros.

Las propiedades que identifican a los riesgos son las siguientes

• Nombre del riesgo: Corto nombre del riesgo.
• Numero de identificación del riesgo: Es bueno tener un número único de identificación.
• Descripción del riesgo: Se explica que es lo que pasa que genera el riesgo. En nuestro ejemplo es la lluvia.
• Dueño del riesgo: Se coloca el nombre de la persona que se encargara de hacer seguimiento al riesgo, ya sea para mitigarlo o tomar la responsabilidad si se convierte en un problema. 
• Estado del riesgo
• Borrador
• Abierto
• Cerrado
• Resuelto
• Prioridad:  La prioridad proviene de una tabla de probabilidad e impacto, y es posible seleccionar la que sea mas conveniente.

• Probabilidad: Cual es la probabilidad de que se convierta en un problema, es decir, que el riesgo se materialice. 
• Impacto: Si el riesgo se materializa, si se convierte en una realidad, cual será el impacto para el proyecto. 
• Quien identificó el riesgo.
• Cuando se identificó el riesgo.

El problema (Issue) es algo que esta sucediendo, que esta impactando el proyecto y generalmente es algo negativo. Es algo que impactó el costo de algo, el calendario o el alcance de lo que se esta haciendo. 

Un ejemplo de problema es cuando estamos en el viaje, empieza a llover y no se puede disfrutar de la piscina. Impacta el alcance del viaje porque no se puede entrar en la piscina que era lo planeado. 

Las propiedades que identifican los problemas son

• Nombre del problema: En pocas palabras se describe el problema.
• Número de identificación del problema: Un número único que identifique al problema.
• Descripción del problema: Se describe como este problema impacta el proyecto.
• Estado del problema
• Borrador
• Abierto
• Asignado
• Cancelado
• Resuelto
• Dueño del problema: Se identifica la persona responsable de resolver el problema, o si no se va a resolver entonces se escribe la persona que acepta el problema y asume el impacto.
• Categoria: Muestra la clasificación del riesgo y es generalmente Alto, Medio o Bajo.
• Quien identificó el problema
• Cuando se identificó el problema.

Basicamente la diferencia es que el Riesgo no me ha afectado pero me puede afectar y el Problema ya me esta afectando. Siempre tendremos mas riesgos que problemas y es normal, pero lo importante es clasificarlos correctamente para poderlos controlar.

Una de las herramientas básicas para identificar riesgos o problemas y hacer seguimiento es con las métricas, por eso esta este enlace para que leas, aunque también sirve mucho hacer un análisis FODA que te dará mucha información del proyecto o plan que tengas pensado.

Si te queda clara la diferencia? Te parece que algo quedo por fuera? 

En que momento tu haz hecho este análisis de identificar problemas y riesgos? Escribe en los comentarios!

Paso a paso para el análisis FODA o DOFA

Este es un corto manual que nos permitirá obtener resultados y conclusiones con el análisis FODA o DOFA.

1. Saber que el FODA y el DOFA es lo mismo (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas). Mira en este enlace que es el FODA y el DOFA. 


2. Crea una tabla 3x3 como herramienta de trabajo. Puedes ir a un Excel y hacer una pequeña tabla  o hacerlo a mano. En la parte superior la primera celda es en blanco, en lo horizontal en la primera escribes las Oportunidades y en la segunda las Amenazas. En la vertical escribes las Fortalezas y las Debilidades.
   
   
   


3. Escribir el análisis FODA de lo que deseamos analizar. Escribimos las Fortalezas, Oportunidades, Amenazas y Debilidades de tal manera que nos sea claro. Siempre es bueno escribir porque nos ayudará a realizar un análisis mas profundo. En la foto anterior las escribimos como A,B,C y D.
   
   En este link podrás encontrar un ejemplo de cómo realizar un FODA de una idea de negocio.
   


4. Escribir relaciones en la tabla. Enfrentaremos las Oportunidades y Amenazas (Interno) contra las Fortalezas y Debilidades (Externos). Lo que buscamos es encontrar relaciones para saber que funciona y se complementa con algo de la tabla, pero no importa si es realmente importante o no, la idea es solamente escribir ideas.
   
   Ejemplo 1: Vendemos motores (Fortaleza) y una empresa de autos nueva abrió cerca de nosotros (Oportunidad). Escribimos en Maxi Maxi - Vender motores a nueva empresa.
   
   Ejemplo 2: Vendemos motores de mala calidad (Debilidad) y la competencia lo hace mejores y a mejor precio (Amenaza) - O dejamos de vender motores, o pedimos consultoría para mejorar debido a que algo se puede estar haciendo mal.
   
   


5. Seleccionamos las mejores estrategias: Una vez que tenemos las estrategias escritas lo que hacemos es seleccionar las mejores. Las mas interesantes es la estrategia Maxi-Maxi porque da estrategias claras para crecer, pero siempre hay que mirar la estrategia Mini-Mini dado que podemos identificar algún problema que no conocíamos antes.

Esta es la forma de obtener resultados con el análisis FODA y poder hacer algunas estrategias.

Mira este ejemplo otro ejemplo de cómo hacer estrategias en el día a día con el análisis FODA

También es bueno saber si tu FODA funciona. Mira que es el Balance Score Card que te servirá para hacer seguimiento de tu trabajo.

Que te parece el escrito? Te parece que puedes encontrar estrategias con el FODA, o piensas en algo diferente?

Aplicar el análisis FODA o DOFA en reuniones o negocios

Ya hemos hablado acerca de como realizar un análisis FODA en ESTE articulo pero la pregunta que nos hacemos ahora es como utilizarlo en la vida diaria, por ejemplo para realizar un negocio o para una reunión.

Puedo prepararme mejor y manejar bien mi tiempo

A medida que se hacen varias veces el análisis FODA empiezas a diferenciar mas fácilmente lo que no se puede controlar (Amenazas) , comparado a lo que si se puede controlar (Debilidades), por lo que aprendes manejas el tiempo de una mejor manera.

Por ejemplo:

• Si tengo una Amenaza tendría que hablar de algo que no es bueno y que no puedo cambiar, por ejemplo un producto que ha tenido malas criticas, en ese caso no me enfoco en mejorar el producto para obtener mejores criticas, sino que preparo respuestas referente a las criticas.
• Pero si es una debilidad (la puedo mejorar), entonces me enfoco en mejorarla antes de la reunión. Por ejemplo si tengo una reunión para la entrega de un proyecto y la debilidad es que el documento de presentación no ha funcionado en el pasado, entonces identifico la debilidad y lo mejoro antes de la reunión.
• Algo parecido sucede con tus fortalezas y oportunidades, por un lado te enfocas en conocer que sucede en el entorno que probablemente te beneficia, y al mismo tiempo puedes resaltar mas lo que te hace mejor que los demás.

Para manejar bien el tiempo nos podemos plantear objetivos antes de la reunión y desacuerdo a lo que nos sea mas conveniente entonces trabajamos primero las partes positivas o las partes negativas.

Mira en este link 10 recomendaciones para presentar una entrevista de trabajo

Analizar con quien hablaremos

Es también útil pensar con quien estamos hablando, por ejemplo si en el negocio la otra persona tiene determinados intereses o no, también pensar en que puede mejorar la persona que a nosotros nos beneficiaría o que sucede en su entorno que nos perjudica.

• Si conocemos que la debilidad de nuestro comprador es que no conoce de tecnología, podremos ofrecerle un producto para capacitarlo. En este caso aprovechamos su debilidad para mejorar nuestro negocio.
• Si conocemos que la empresa es líder en innovación en un campo parecido al nuestro, entonces podremos presentar ideas para trabajar juntos, o simplemente decirle que estamos admirados de su trabajo en innovación, seguramente vendrá bien en algún momento.

Analizar con quien hablamos nos va servir para tener la ventaja de saber como manejar la relación.

Preparar estrategias de negociación

Por ultimo lo que hacemos es un ejercicio de mirar ambos análisis y obtener la mejor estrategia. Hacer un análisis FODA de la persona con que hablaremos y un FODA nuestro.

• Si nuestra contraparte necesita un producto (Debilidad en su FODA) que nosotros vendemos (Fortaleza), entonces podemos ofrecerlo y prepararlo bien antes de la reunión.
• Si la contraparte presenta problemas por no encontrar distribuidores (Amenaza) y nosotros contamos somos los proveedores de mas bajo precio (Oportunidad) podemos plantear una estrategia en torno al precio de nuestro producto.

En ESTE enlace podrás encontrar mas información de estrategias con FODA.

Podemos utilizar este análisis desde muchos puntos de vista

• Analizar con quien vamos a hablar. (Fortaleza o Amenaza)
• Analizar nuestra estrategia general y verificar que este bien.
• Analizar el ambiente en general. 
• Identificar posibles riesgos para nosotros. (Amenazas) 
• Saber que preguntas nos pueden llegar. (Amenazas o Debilidades)
• Saber como enfocar nuestra conversación (Oportunidades)

Que opinas? Te parece que sirve para preparar una reunión? Conoces algún metido mas fácil? Déjame tu comentario!

Cómo presentar la experiencia profesional en una entrevista?

Cuando uno va a tomar personas se encuentra muchos errores comunes y quisiera presentar algunos puntos para corregir, aunque quiero aclarar que esto sirve para personas que son del área de tecnologías de la información, o del área de liderazgo o management.

Si quieres una guía general, en este Link de Entrevistas encontrarás mas información.

Hay que preparar la entrevista.  

Si uno tiene un verdadero interés en hacer una buena entrevista de trabajo, es importante prepararla. La pregunta es entonces… ¿Cómo se prepara una entrevista? Hay que leer el Curiculum (también llamado Hoja de Vida) y pensar en cómo hacer una buena exposición de eso que está escrito. Explíqueselo usted mismo o explíquele su Curriculum a alguien más de tal manera que haya facilidad para hablar del tema.

Mira estas cualidades para un líder de calidad o test manager.

Discurso inicial. 

Muchas veces se empieza con una pregunta abierta para que la persona exponga quien es. Acá es importante tener algo para decir que no se extienda mucho en el tiempo pero que muestre cosas importantes. Algunas consejos que pueden servir:

• Decir palabras claves, fáciles de recordar. (Preparar antes de la entrevista)
• No explicar detalles, solamente cosas generales e importantes.
• En este discurso hable bien de usted mismo, no cuente cosas negativas.

Acá hay dos ejemplos de este tipo de pregunta.

1. Hábleme un poco de usted, cual es su experiencia? 
2. Cuénteme un poco de su carrera y porque aplica a este trabajo.

Prepare su experiencia profesional. Cuando una empresa se basa en la experiencia profesional para tomar a un candidato, es bueno que saber explicar cada una. Estos son los tres datos que hay que explicar de la cada trabajo.

• Cuál era el cargo que tenia. Ej: Gerente de proyectos. 
• Cuáles eran los entregables que entregaba y en que plataforma eran o en que lenguaje. Ej: Project Charter, Análisis de requerimientos, Documentos de Diseño, etcétera, etcétera. La plataforma del programa era .net y todo se manejaba en una herramienta propietaria y en Excel y etcétera, etcétera..
• De que se trataba la aplicación o proyecto en el que estaba. Ej: Era una aplicación que permitía a los usuarios de estados unidos poder comprar tiquetes de tren a través de su celular, etcétera, etcétera.

Si se tienen claros esos tres puntos se dejará en claro cuál era el trabajo. Cuando esté dando la entrevista, repase un poco en su mente estos puntos, para que no explique solamente uno o dos de los tres, sino que explique todo. Generalmente las personas explican o mucho el negocio del programa, o solamente explican las cosas tecnológicas pero no son capaz de explicar para que tipo de aplicación trabajan. Este error muestra debilidad en el candidato.

Palabras Claves. 

Hay dos tipos de palabras claves, una de cualidades y otra de su experiencia.

Las palabras claves de cualidades son todas las cosas que hablan bien de usted, de cargos que ha tenido, de cosas que usted quiere que recuerden de usted. Estas palabras las debe usar repetidamente durante la entrevista, pero sin exagerar, de esta manera las personas lo recordarán.

Las palabras claves de experiencia le servirán para ubicar a las personas en la línea de tiempo de su curriculum. Por ejemplo si tuvo un trabajo que se caracterizó porque fue el único que fue en México, entonces siempre refiérase a ese trabajo como el trabajo que hice cuando viaje a Mexico. Esto ayudará al entrevistador no solamente a recordar ese cargo, pero además a hacerle preguntas sobre ese trabajo en el momento que lo desee, porque simplemente le preguntara, “…y en el trabajo de México, también hiciste esto y aquello?”

• NO se debe usar como palabras claves nombres de empresas.
• Algunas veces el entrevistador crea el mismo las palabras, por eso es importante escuchar las preguntas. Aprenda mas de esto, ACÁ

Miremos un poco con un ejemplo:

1. En mi experiencia profesional he tenido que generar reportes económicos.
2. En mi experiencia profesional, en mi trabajo de mexico y en el trabajo de asesoramiento bancario, tuve que generar reportes económicos.

En el primer caso solamente podrán preguntar sobre los reportes económicos, por lo tanto la respuesta es vaga, en el segundo caso se podrá preguntar más en detalle y transmite seguridad.

¿Te ha pasado que te enredas en las entrevistas? ¿Qué tipo de problemas tienes? ¿Crees que esto te puede servir?

10 Recomendaciones para una entrevista exitosa

Cómo presentar una entrevista?
Debido a mi trabajo, conozco algunos temas para tener en cuenta para presentar una entrevista, pero este post especial para personas que van a presentar entrevistas en empresas donde su experiencia es importante. Debido a que desde hace años vivo en un país diferente al que crecí, y que además trabajo para clientes de Europa y de Estados Unidos, se que en cada país le dan una diferente lectura a las entrevistas.
Escribiré entonces algunas recomendaciones para dar en una entrevista.

1. Actual respetuosamente: Hay que ser formal y respetuoso sin excederse.
   Ejemplo:
   No tener miedo del entrevistador.
   Si se presenta una conversación del clima o de algo se puede participar.
   Trate al entrevistador con familiaridad pero con respeto.
   
2. No hay que confrontar ni debatir (para preguntas no técnicas): Algunas veces pasa que por demostrar conocimiento, el entrevistado corrige al entrevistador y eso es un error, es mejor darle la razón sobre las cosas.
   Ejemplo:
   Para cortar el hielo el entrevistador menciona que le gusta la ciudad y el entrevistado responde que prefiere vivir en el campo.
   El entrevistador menciona que para el cargo se necesita una buena cualidad y el entrevistado discute y dice que no es necesario. El entrevistado debería más bien dar la razón y comentar algún caso de éxito propio. 
3. No piense que alguien leyó su CV: Es un error pensar que como la persona leyó el CV no va a preguntar lo que está escrito, es mejor pensar que la persona que leyó el CV no pasó de la primera pagina.
   Ejemplo:
   Respuesta incorrecta: “Eso lo escribí en el Curriculum”
   Respuesta incorrecta: Cuando se repite la frase, “como dice en el CV….” Esto es de muy mala educación.
   Respuesta incorrecta: “No entiendo porque me preguntan eso si esta en el CV”.
4. Escuchar antes de hablar:  Para esto divido en dos puntos.
   a.    Poner atención a la pregunta: Si no se responde lo que preguntó, entonces se dejan ideas sueltas.
   Ejemplo:
   Pregunta: ¿Cuáles eran las responsabilidades en su último trabajo?
   Respuesta Correcta: Mis responsabilidades era la coordinación de un equipo de desarrolladores, donde cinco personas eran juniors y tres tenian mediana experiencia.
   Respuesta Incorrecta: Formaba parte de un equipo que organizaba la documentación de un proyecto. El proyecto se trataba de un programa de computador que están desarrollando para un cliente muy importante.
   b.    Explicaciones extras del entrevistador: Algunos entrevistadores regalan respuestas porque explican demasiado el objetivo de la entrevista o las características de la posición, por lo cual no está mal el escuchar lo que dicen. (Es más común de lo que parece)
   Ejemplo:
   Entrevistador: Para esta posición necesitamos a alguien que no tenga problemas con leer documentación. ¿Tiene algún problema en leer documentación?
   
5. Dirigir la entrevista: Esta es un punto extra y depende de la confianza que se tenga. La confianza la puedes adquirir aplicando estrategias como ESTA basada en un análisis sencillo. Si hacen una pregunta sobre algo, uno debe responder esa pregunta y agregar algo que lleve a un tema donde se tenga confianza, pero PRIMERO responder esa pregunta.
   Ejemplo:
   Pregunta: ¿Ha trabajado en alguna empresa como desarrollador?
   Respuesta incorrecta: No, no tengo experiencia profesional como desarrollador.
   Respuesta correcta: No, no tengo experiencia profesional como desarrollador, pero he desarrollado diversos trabajos personales y entregas de la universidad, lo cual me ha permitido aprender varias metodologías y técnicas de desarrollo de software.
   Respuesta que deja ideas sueltas: He realizado algunos trabajos personales en la universidad.
   
6. Si el entrevistador toma apuntes se puede explicar más ampliamente las cosas y entrar en detalles.
   
7. Si el entrevistador no toma apuntes probablemente olvidará algunas cosas por lo que se puede usar repeticiones, entregar frases claras y concretas. Cuando el entrevistador no toma apuntes la impresión general es más importante que los pequeños detalles.
   
8. Es más fácil la entrevista cuando se dice la verdad. Si se desea evitar algún tema, simplemente prepare esos temas con antelación para evitar improvisar.
   
9. Evite cruzar los brazos en las entrevistas o agarrarse la cabeza.
   
10. Si por los nervios necesita tener algo en sus manos, asegúrese de usted sacar algo suyo (excepto el celular) no juegue con nada de los demás.
    

Mira este link acerca de Cómo presentar la experiencia profesional en una entrevista.

Que te parece? Habías escuchado estas recomendaciones antes?