¿Cuál es el error con las métricas?

En muchas compañías y empresas las métricas son el pan de cada día. El documento Excel que debería ser una herramienta común y corriente, se ha convertido en una maravillosa tabla llena de números que tenemos que llenar diario/semanal/mensual/cuarto/semestral/anual. Las métricas son tomadas desde diferentes factores y deberían servir para algo.

El problema más común en el manejo de las métricas es que se vuelven aburridas debido a que nosotros no nos vemos ubicados en ningún ciclo o movimiento estratégico. Saber para qué sirven las métricas no las hace más divertidas, pero les da un sentido de trabajo.

Las métricas nos sirven para saber en dónde y cómo mejorar. El lugar donde nosotros tomamos la métrica siempre será el resultado de algo y el cómo mejorar será nuestro análisis.

Esto es semejante a saber si el agua de nuestro lavamanos esta a buena temperatura:

1. Nosotros abrimos la llave.
2. Medimos la temperatura con nuestras manos. Es en este paso donde tomamos nuestro dato.
3. Analizamos el resultado
4. Abrimos la canilla o grifo para dar o quitar temperatura. Notemos que el grifo no calienta el agua, sino que permite salir más agua o menos agua. Nosotros decidimos que tanta agua caliente o fría saldrá moviendo el grifo.
5. Nuevamente con nuestras manos medimos la temperatura. En este paso tomamos una nueva métrica y la comparamos con la primera métrica.

¿Cuál es el error común en las métricas?

El error que se encuentra en muchas partes es que la persona cree que cambio la temperatura del agua, pero eso es INCORRECTO. Lo que en realidad sucede es que al abrir el grifo sale más agua y eso produjo cambiar la temperatura. Pensar en el proceso que genera el resultado es lo CORRECTO.

 Otro ejemplo con respecto a las métricas laborales.

En un local comercial se tiene varios vendedores que tienen que cumplir un total de ventas por semana y esa es la métrica semanal. Una forma de mejorar las ventas es presionar a los vendedores pero el error esta en pensar en que esa es la mejor estrategia o la única acción para lograrlo, porque la cantidad de ventas es el resultado de su trabajo, siempre hay que mirar que es lo que causa ese resultado y mejorarlo.

¿Por qué se manejan mal las métricas?

Si tu eres el jefe de un grupo técnico las personas siempre hablarán de tres cosas cuando vayas a una reunión: Dinero, Alcance y Fechas, el resto serán conversaciones secundarias. Estas tres métricas son los que determinan la calidad de éxito o el tamaño del fracaso, entonces el gerente, manager o líder siempre tendrá que hablar sobre estas métricas y al volver al trabajo luchará por tener bien estas métricas.

El error esta en que el líder presiona a los técnicos por estas métricas pero les está entregando un problema imposible, porque ellos no manejan esas variables, de la misma manera que el grifo del agua no calienta el agua, solamente permite salir más o menos agua.

¿Te ha tocado un jefe que te ha presionado por una métrica que no puedes cambiar? ¿Le has exigido a alguien que ha estado fuera de su alcance?
Cuenta tus experiencias con las métricas!!!

El análisis FODA para realizar una estrategia

Trazarnos un objetivo

Para poder pensar en una estrategia es necesario pensar en un objetivo, en otras palabras ¿Para qué es una estrategia? La estrategia sirve para llegar a uno o varios objetivos de la mejor manera posible (recursos, tiempo, alcance). En el ámbito de la gerencia también es similar a planeación, a planear algo de buena forma antes de una ejecución. A manera de ejemplo pensemos que tenemos que tenemos que pedir un aumento de sueldo a nuestro jefe.

Enlazar el sujeto a la estrategia

Con un poco de práctica iras conociendo el análisis FODA y determinar el sujeto será cuestión de segundos, pero veras que es de vital importancia porque será desde donde miremos todas las cosas, es como un pequeño farol. Para nuestro ejemplo podremos mirar como sujeto nuestra condición en la empresa.

Del análisis FODA a la estrategia

El análisis FODA nos permite ver como estamos en determinado momento porque sabiendo cómo estamos podemos mirar que realizaremos en el futuro. Miremos nuestro análisis FODA.

Importancia del FODA en la estrategia
Sabiendo tu condición y organizando tus ideas podrás saber qué hacer para utilizar tus mejores recursos en función de una o más metas propuestas. Para alcanzar una meta es importante saber el estado actual, cosa que muchas personas dan por obvio, lo cual no siempre funciona. Un buen equipo deportivo reparte bien las funciones, en un mal equipo deportivo todos funcionan independientemente/aleatoriamente.

Compaginar las cosas.

Lo que hacemos en mirar las cosas buenas y compararlas con las cosas malas, para poder llevar a un buen término. Muchas veces no podemos eliminar las debilidades o las amenazas pero si podemos reducir su impacto.

En nuestro ejemplo podemos mirar cómo reducir las cosas malas primero.

• Como no tengo habilidad para hablar, aprovechare la buena relación con mi jefe para sentirme cómodo antes de empezar.
• Debido a que hace tiempo no estudio, apelare a mi experiencia para reducir esa debilidad. Si me preguntan por mis estudios puedo mencionar brevemente mis felicitaciones por mi trabajo.

La tercera idea

Nosotros podemos tener claro que hacer y que no hacer, pero a través del análisis FODA podemos encontrar una tercera idea para nuestra preparación. Tomemos nuestro ejemplo.

• Si mi jefe tiene mas presupuesto y hay nuevas posiciones, puedo tomar esto para presentar alguna nueva propuesta para mi futuro.
• Si me mencionan que hay mas personas que pueden hacer lo mismo por menos precio, estaré preparado para mencionar mis fortalezas pero no mencionar mis debilidades.
• No debería tocar el tema de educación en el pasado, pero podría mencionar educación en el futuro.

Cuando termines de realizar esta actividades vas a quedar con una cantidad de ideas que tendrás para poder saber qué hacer y qué no hacer. La estrategia que tendrás será en base a las ideas realizadas y será más clara. Muchas veces encontraras que una de estas ideas es la más clara para tomar, que te permitirá realizar todo en menor tiempo y de mejor forma. Para esto podrás seleccionar las ideas por la mas importantes, por las que mas te interesan y las mas determinantes.

¿Qué opinas de este tipo de análisis? ¿Lo haces interiormente algunas veces? ¿Has realizado análisis FODA para tus estrategias?

¿Cómo realizar un análisis FODA o DOFA de mi idea o de mi negocio?

El análisis FODA nos permitirá entender mejor en un momento determinado cual es nuestra situación. Es una excelente herramienta para:

• Organizar nuestras ideas.
• Hacer presentaciones claras sobre nuestro estado estratégico.
• Plantear estrategias.
• Sustentar propuestas.

Pasos para realizar un análisis FODA.

Definir el Sujeto: Para el análisis FODA también se tiene que tener en cuenta que lo debemos de hacer nuestra idea, o de nuestro negocio de forma específica. Entonces el primer paso para el análisis FODA será el determinar a quién le haremos el análisis. Es un común error pensar en hacer el FODA de todo al mismo tiempo, pero para evitar esos debemos declarar claramente el sujeto de nuestro análisis y mantener esa idea constante y podemos ayudarnos también definiendo quienes se encuentran fuera del alance de nuestro análisis.

Ejemplo:
Sujeto: Empresa nuclear de los Simpsons (que probablemente es conocida por muchas personas).
Fuera del alance: La ciudad de Springfield. La vida de Homero. Las decisiones del estado con respecto a la energía (estudiaremos como el estado nos afecta, pero no estudiaremos lo bueno o malo de las decisiones del estado)

Realizar el análisis: Para nuestro análisis podremos mirar detalladamente cada uno de nuestros 4 puntos. MIRAR ESTE LINK PARA DETALLES DE CADA PUNTO. Para nuestro ejemplo miraremos solamente algunos puntos, pero no podremos hacer un análisis completo.

Fortalezas

• Tiene mucho conocimiento de la energía nuclear (Es algo propio de lo que tenemos control)
• Tiene gerentes ambiciosos.
• Los documentos de legalidad de la empresa están al día (Algo que se hizo previo a la elección del alcalde Diamante)

Debilidades

• Los gerentes no son lideres.
• Los empleados son irresponsables (Es algo propio interno y manejable de la empresa; es Amenaza cuando son subcontratados y no podemos hacer nada para cambiarlos o capacitarlos)
• Al ser una empresa tan grande es difícil controlar a cada empleado

Oportunidades

• Los gobiernos están buscando sostener la energía nuclear en busca de independencia energética. (No existe ningún control sobre el deseo del gobierno)
• La energía está subiendo de precio (Es el estado el ente regulador)
• Su mas cercano competidor esta entrando en quiebra económica.

Amenazas

• Las personas se están quejando por la contaminación ambiental (Contra esto no podemos hacer nada, pero perjudica nuestro negocio)
• El mercado de valores es inestable (esto generaría inestabilidad económica a mediano plazo)
• Existe una posible ley en contra de la energía nuclear que disminuiría las ganancias en un 50% (si bien es algo que no ha pasado, impactaría ampliamente nuestras ganancias y no tenemos poder sobre el funcionamiento del estado)

OJO La amenazas NO son cosas que nos vayan a pasar en el futuro, las Amenazas son cosas negativas que están fuera de nuestro alcance.

Plantearnos una grafica: La presentación de este análisis FODA se realiza a través de una grafica sencilla con 4 cuadrantes. Esta grafica no la podremos desarrollar en nuestro blog pero nos sirve de referencia para encontrar nuestros 4 espacios de escritura.

Experiencias de presentar el examen PAEP

El examen PAEP es un examen que exigen en algunas universidades para poder ingresar a cursos de posgrados. Yo lo presenté para un posgrado en la universidad ORT de Uruguay.

Concepto General

Las preguntas del examen no son demasiado profundas, ninguna pregunta llevará más de 2 minutos, pero si es necesario tener claros los conceptos porque lo que busca medir el examen es en realidad la preparación general del candidato a posgrado. Estos son algunos puntos básicos

• Comprension de lectura
• Ingles
• Razonamiento Lógico
• Razonamiento Matematico
• Español

Secciones del Examen

El examen consta de 8 partes.

• 2 Partes idénticas de Comprensión de lectura: En esta parte preguntará antónimos, completar la frase en español (hay que seleccionar el verbo que falta), comprensión de lectura.
• 2 Partes de Razonamiento Matemático: Pregunta cosas como el área de un objeto, o posibles valores de una variable. Para esto es importante tener claro todo lo que son matemáticas fundamentales (fraccionarios, teorema de Pitágoras, senos y cosenos, áreas geométricas y recordar derivadas e integrales).  Preguntan también algo de física y de química, pero cosas básicas que yo vi en el bachillerato.
• 1 Parte de Lógica: Esta parte tiene ejercicios tales como seguir la secuencia, teoría de conjuntos (no es teoría de conjuntos, pero hay que saber analizar las graficas de conjuntos para saber responder las preguntas lógicas) y preguntas de secuencia. Para las preguntas de secuencia recomiendo ampliamente escribir en el librito todo lo que quieran, porque eso ayuda mucho, el ir graficando el texto a medida que lo leen.
• 1 Parte de Español: Si tu perfil es de ingeniero, esta es la peor parte. Hay que seleccionar las grases que están bien escritas y las frases que están mal escritas. No tengo más comentarios.
• 1 Parte de Ingles: Es un examen básico de Ingles, no ingles avanzado. Si tu ingles es bueno no tendrás ningún problema. Preguntas de should, could, would fueron muy populares, además de saber diferenciar el presente simple del presente continuo.
• 1 Parte de redacción: La redacción depende del tema que coloquen. Lo peor es que es a mano y te das cuenta que te hace mucha falta el poder volver atrás y corregir lo que escribiste, porque siempre te das cuenta que falto algún ENTER o que la idea que escribiste debería ir mejor en otro lugar, pero bueno. El tema que me dieron fue “Tecnología en el Hogar”.

Existía una parte más de preguntas, pero esa parte no la respondimos porque según dijo quien me tomó el examen, “esa parte la sacaron porque es muy larga”.

Como preparar el PAEP?

Estudiar para todo el examen es imposible, pero si sirve mucho hacer tantos ejercicios como puedas. Te recomiendo hacer ESTOS ejercicios y también puedes leer algún libro para hacer comprensión de lectura y mejorar tu vocabulario.

No es recomendable tomar café antes o durante el examen, porque el café mejora la concentración PERO también disminuye la imaginación (precisamente porque estas más concentrado) entonces no ayuda ni para lógica matemáticas, ni para la lógica sencilla, ni para la redacción.

Cuanto tiempo lleva el PAEP?

El examen se hace por secciones. Cada sección tiene su propio tiempo que varía entre 20 minutos y 30 minutos. Yo respondí todas las preguntas y en algunas secciones me sobró tiempo. A nosotros nos dieron un pequeño descanso en la mitad y eso ayuda mucho.

El puntaje del PAEP.

Es de 0 a 800. No restan las preguntas erradas, así que se puede responder sin saber. Para entrar a la universidad me exigieron mínimo 500 pero me parece poco, podrían exigir mas.

Mi puntaje 700 sobre 800.

Tu lo vas a presentar? Ya lo presentaste? Como te fue?

Como diseñar un Balance Score Card (BSC) sencillo

Tanto las personas que trabajan en posiciones de gestión, como las personas que trabajan en roles técnicos, tienes viven en el ambiente de las métricas, las cuales en un mediano tiempo nos ayudan a determinar mejor lo que se debe mejorar y en donde se debe mejorar.

El BSC (Balance Score Card) es una buena herramienta porque nos ayuda a pasar las métricas a las estrategias teniendo en cuenta la ley de causa y efecto. Por ejemplo, para obtener determinado resultado de una persona, es necesario que tenga por lo menos las herramientas de trabajo como puede ser un computador. Entonces tenemos dos métricas en ese caso, la primera es que porcentaje de empleados tiene las herramientas, y la segunda puede ser, cual porcentaje de empleados dio los resultados esperados. Con esto logramos la idea principal de saber que si les damos las herramientas aumentamos las probabilidades de que suceda el resultado esperado.

Muchas veces las métricas nos parecen aburridas porque cometemos errores. Mira este link que habla sobre cual es el error con las métricas y como hacerlas efectivas.

Pasos para lograr tener un BSC de forma sencilla

1. Definir las áreas estratégicas: Toda empresa, proyecto, o equipo se divide en varias partes, las más comunes son 1) Finanzas 2) Recursos Humanos 3) Aprendizaje interno 4) Ventas 5) Procesos internos. Esto se hace para dividir las responsabilidades y los grupos de trabajo. Para determinar estrategias podemos pensar en análisis como el FODA, comentado en este articulo.
2. Definición de causa y efecto: Cuando tenemos las áreas en las cuales nos estaremos enfocando, tendremos la oportunidad de determinar desde nuestra perspectiva (la cual por negocios) que genera que, por ejemplo si nosotros vendemos cursos, entonces el resultado final se mide por la parte financiera, y todo se genera por la disposición de nuestros profesores, entonces tendremos que el ultimo en el escalafón será el área de finanzas y el primero recursos humanos. Nuestro orden será de la siguiente manera:

3. Definimos casos específicos de impacto: En este punto determinamos que área hace cual efecto de tal manera que aumentemos la probabilidad de que el siguiente paso sea exitoso. Dar capacitaciones de procesos, mejorará el aplicar los procesos. Aumentar la cantidad de ventas, incrementara la probabilidad de mejora financiera. 

4. Establecemos los objetivos: Ya sabiendo cuales son las implicaciones de cada área podemos desarrollar a que apuntamos para poder organizar las métricas de tal forma que sea medible lo que haremos.

Siguiendo estos 4 pasos podremos definir un Balance Score Card (BSC) sencillo que permitirá analizar las estrategias para obtener un mejor resultado.

Aprende también como funcional el sistema FODA que es otra herramienta importante.

Te parece que un BSC puede ayudar para buscar estrategias?