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viernes, 27 de mayo de 2016

Cuales son las habilidades para dirigir una conferencia telefónica?

Cuando eres el encargado de manejar una conferencia telefónica, es bueno que tengas unos pasos generales para que las personas sepan que tienen que hacer, así cuando se empieza la llamada, es un poco mas fácil dirigir la reunión.

Los pasos que te recomiendo son los siguientes
  • Tener un cuaderno, o notepad o alguna herramienta para hacer apuntes.
  • Tener una idea de tus participantes claves y sus equipos de trabajo.
  • Pensar en un flujo de la reunión, es decir, tener una agenda.
  • Tomar anotaciones y Asignaciones (en ingles, “Action Items”)
  • Repasar antes de terminar.

Entonces vamos a mirar cada uno mas en detalle

Cuaderno, o notepad para hacer apuntes
Esto es importante que lo tengas antes de empezar, porque cuando la reunión comienza es mas difícil de organizar las cosas. Se puede usar el  cuaderno común y corriente, pero también existe el Microsoft OneNote que es bastante útil. Siempre empezar anotando un titulo de la reunión y la fecha.

Participantes claves y equipos.
Cuando una empieza la llamada, las personas van entrando y uno puede preguntar quien se unió a la llamada. Las personas pueden decir el nombre, el equipo o ambos. Debido a que uno toma apuntes, va escribiendo para tener una referencia. Saber los participantes claves permite saber cuando empezar la reunión y saber a quien hacerle las preguntas. Algunas veces es mejor no empezar hasta que se una quien uno necesita, y eso esta bien, simplemente explicar a las personas que se esta esperando a determinada persona antes de empezar.

Flujo de la reunión (agenda)
Cuando ya tienes las personas en la reunión, si lo tienes preparado, puedes leer la agenda, pero si no lo haz hecho, es mejor decir un breve contexto de la reunión, explicar para que están reunidos y cual es el objetivo que se busca con la reunión. Al finalizar el objetivo, hacer un corto silencio en caso de que alguien tenga alguna duda.

En la medida que la reunión avance, te vas fijando si se esta discutiendo algo relacionado con el objetivo de la reunión, y si alguien se sale del objetivo, de una manera correcta se le dice a las personas algo como “si bien el tema que menciona es importante, solamente me quiero asegurar que recordemos el objetivo de la reunión. Quizás lo que están mencionando lo podemos manejar en otra reunión aparte

Anotaciones y Asignaciones
Para no distraerse es bueno tomar anotaciones de la reunión, especialmente si uno no es el que mas habla en la reunión. Cuando uno toma apuntes se asegura de estar entendiendo la conversación, y al finalizar la reunión se puede compartir.

También es bueno anotar que es lo que tienen que hacer las personas, si quizás alguna tarea le fue asignada a alguien. Así cuando se termine la reunión se tiene una idea clara de cuales son los pasos a seguir.

Para tomar anotaciones es bueno hacerlo por temas, ir agrupando las frases importantes y hacerlo con viñetas, así queda una viñeta por cada idea mencionada, y se puede tener diferentes niveles para las sub ideas mencionadas.

Repasar antes de terminar.
Cuando faltan 5 minutos para terminar el tiempo, o cuando la reunión se esta terminando, es bueno hablar de los siguientes pasos. NO es recomendable repasar la reunión ni las anotaciones, porque eso puede llevar mas tiempo y malos entendidos, pero SI es bueno leer las tareas asignadas y preguntar para cuando. Por ejemplo “Pedro va a ayudarnos con el reporte de ventas” y se le pregunta a Pedro para cuando lo tendrá.

Cuando se han leído todas las tares, es bueno preguntar cuales son los pasos a seguir, y eso determina si una o mas reuniones son necesarias, y o si se tiene que realizar algo de manera global.


Que te parecen estos puntos? Tienes alguna otra sugerencia?

sábado, 6 de agosto de 2011

Cómo presentar la experiencia profesional en una entrevista?

Cuando uno va a tomar personas se encuentra muchos errores comunes y quisiera presentar algunos puntos para corregir, aunque quiero aclarar que esto sirve para personas que son del área de tecnologías de la información, o del área de liderazgo o management.

Si quieres una guía general, en este Link de Entrevistas encontrarás mas información.

Hay que preparar la entrevista.  

Si uno tiene un verdadero interés en hacer una buena entrevista de trabajo, es importante prepararla. La pregunta es entonces… ¿Cómo se prepara una entrevista? Hay que leer el Curiculum (también llamado Hoja de Vida) y pensar en cómo hacer una buena exposición de eso que está escrito. Explíqueselo usted mismo o explíquele su Curriculum a alguien más de tal manera que haya facilidad para hablar del tema.

Mira estas cualidades para un líder de calidad o test manager.

Discurso inicial. 

Muchas veces se empieza con una pregunta abierta para que la persona exponga quien es. Acá es importante tener algo para decir que no se extienda mucho en el tiempo pero que muestre cosas importantes. Algunas consejos que pueden servir:
  • Decir palabras claves, fáciles de recordar. (Preparar antes de la entrevista)
  • No explicar detalles, solamente cosas generales e importantes.
  • En este discurso hable bien de usted mismo, no cuente cosas negativas.
Acá hay dos ejemplos de este tipo de pregunta.
  1. Hábleme un poco de usted, cual es su experiencia? 
  2. Cuénteme un poco de su carrera y porque aplica a este trabajo.
Prepare su experiencia profesional. Cuando una empresa se basa en la experiencia profesional para tomar a un candidato, es bueno que saber explicar cada una. Estos son los tres datos que hay que explicar de la cada trabajo.
  • Cuál era el cargo que tenia. Ej: Gerente de proyectos. 
  • Cuáles eran los entregables que entregaba y en que plataforma eran o en que lenguaje. Ej: Project Charter, Análisis de requerimientos, Documentos de Diseño, etcétera, etcétera. La plataforma del programa era .net y todo se manejaba en una herramienta propietaria y en Excel y etcétera, etcétera..
  • De que se trataba la aplicación o proyecto en el que estaba. Ej: Era una aplicación que permitía a los usuarios de estados unidos poder comprar tiquetes de tren a través de su celular, etcétera, etcétera.
Si se tienen claros esos tres puntos se dejará en claro cuál era el trabajo. Cuando esté dando la entrevista, repase un poco en su mente estos puntos, para que no explique solamente uno o dos de los tres, sino que explique todo. Generalmente las personas explican o mucho el negocio del programa, o solamente explican las cosas tecnológicas pero no son capaz de explicar para que tipo de aplicación trabajan. Este error muestra debilidad en el candidato.

Palabras Claves. 

Hay dos tipos de palabras claves, una de cualidades y otra de su experiencia.

Las palabras claves de cualidades son todas las cosas que hablan bien de usted, de cargos que ha tenido, de cosas que usted quiere que recuerden de usted. Estas palabras las debe usar repetidamente durante la entrevista, pero sin exagerar, de esta manera las personas lo recordarán.

Las palabras claves de experiencia le servirán para ubicar a las personas en la línea de tiempo de su curriculum. Por ejemplo si tuvo un trabajo que se caracterizó porque fue el único que fue en México, entonces siempre refiérase a ese trabajo como el trabajo que hice cuando viaje a Mexico. Esto ayudará al entrevistador no solamente a recordar ese cargo, pero además a hacerle preguntas sobre ese trabajo en el momento que lo desee, porque simplemente le preguntara, “…y en el trabajo de México, también hiciste esto y aquello?
  • NO se debe usar como palabras claves nombres de empresas.
  • Algunas veces el entrevistador crea el mismo las palabras, por eso es importante escuchar las preguntas. Aprenda mas de esto, ACÁ
Miremos un poco con un ejemplo:
  1. En mi experiencia profesional he tenido que generar reportes económicos.
  2. En mi experiencia profesional, en mi trabajo de mexico y en el trabajo de asesoramiento bancario, tuve que generar reportes económicos.
En el primer caso solamente podrán preguntar sobre los reportes económicos, por lo tanto la respuesta es vaga, en el segundo caso se podrá preguntar más en detalle y transmite seguridad.

¿Te ha pasado que te enredas en las entrevistas? ¿Qué tipo de problemas tienes? ¿Crees que esto te puede servir?

domingo, 31 de julio de 2011

10 Recomendaciones para una entrevista exitosa

Cómo presentar una entrevista?
Debido a mi trabajo, conozco algunos temas para tener en cuenta para presentar una entrevista, pero este post especial para personas que van a presentar entrevistas en empresas donde su experiencia es importante. Debido a que desde hace años vivo en un país diferente al que crecí, y que además trabajo para clientes de Europa y de Estados Unidos, se que en cada país le dan una diferente lectura a las entrevistas.
Escribiré entonces algunas recomendaciones para dar en una entrevista.
  1. Actual respetuosamente: Hay que ser formal y respetuoso sin excederse.
    Ejemplo:
    No tener miedo del entrevistador.
    Si se presenta una conversación del clima o de algo se puede participar.
    Trate al entrevistador con familiaridad pero con respeto.
  2. No hay que confrontar ni debatir (para preguntas no técnicas): Algunas veces pasa que por demostrar conocimiento, el entrevistado corrige al entrevistador y eso es un error, es mejor darle la razón sobre las cosas.
    Ejemplo:
    Para cortar el hielo el entrevistador menciona que le gusta la ciudad y el entrevistado responde que prefiere vivir en el campo.
    El entrevistador menciona que para el cargo se necesita una buena cualidad y el entrevistado discute y dice que no es necesario. El entrevistado debería más bien dar la razón y comentar algún caso de éxito propio. 
  3. No piense que alguien leyó su CV: Es un error pensar que como la persona leyó el CV no va a preguntar lo que está escrito, es mejor pensar que la persona que leyó el CV no pasó de la primera pagina.
    Ejemplo:
    Respuesta incorrecta: “Eso lo escribí en el Curriculum”
    Respuesta incorrecta: Cuando se repite la frase, “como dice en el CV….” Esto es de muy mala educación.
    Respuesta incorrecta: “No entiendo porque me preguntan eso si esta en el CV”.
  4. Escuchar antes de hablar:  Para esto divido en dos puntos.
    a.    Poner atención a la pregunta: Si no se responde lo que preguntó, entonces se dejan ideas sueltas.
    Ejemplo:
    Pregunta: ¿Cuáles eran las responsabilidades en su último trabajo?
    Respuesta Correcta: Mis responsabilidades era la coordinación de un equipo de desarrolladores, donde cinco personas eran juniors y tres tenian mediana experiencia.
    Respuesta Incorrecta: Formaba parte de un equipo que organizaba la documentación de un proyecto. El proyecto se trataba de un programa de computador que están desarrollando para un cliente muy importante.
    b.    Explicaciones extras del entrevistador: Algunos entrevistadores regalan respuestas porque explican demasiado el objetivo de la entrevista o las características de la posición, por lo cual no está mal el escuchar lo que dicen. (Es más común de lo que parece)
    Ejemplo:
    Entrevistador: Para esta posición necesitamos a alguien que no tenga problemas con leer documentación. ¿Tiene algún problema en leer documentación?
  5. Dirigir la entrevista: Esta es un punto extra y depende de la confianza que se tenga. La confianza la puedes adquirir aplicando estrategias como ESTA basada en un análisis sencillo. Si hacen una pregunta sobre algo, uno debe responder esa pregunta y agregar algo que lleve a un tema donde se tenga confianza, pero PRIMERO responder esa pregunta.
    Ejemplo:
    Pregunta: ¿Ha trabajado en alguna empresa como desarrollador?
    Respuesta incorrecta: No, no tengo experiencia profesional como desarrollador.
    Respuesta correcta: No, no tengo experiencia profesional como desarrollador, pero he desarrollado diversos trabajos personales y entregas de la universidad, lo cual me ha permitido aprender varias metodologías y técnicas de desarrollo de software.
    Respuesta que deja ideas sueltas: He realizado algunos trabajos personales en la universidad.
  6. Si el entrevistador toma apuntes se puede explicar más ampliamente las cosas y entrar en detalles.
  7. Si el entrevistador no toma apuntes probablemente olvidará algunas cosas por lo que se puede usar repeticiones, entregar frases claras y concretas. Cuando el entrevistador no toma apuntes la impresión general es más importante que los pequeños detalles.
  8. Es más fácil la entrevista cuando se dice la verdad. Si se desea evitar algún tema, simplemente prepare esos temas con antelación para evitar improvisar.
  9. Evite cruzar los brazos en las entrevistas o agarrarse la cabeza.
  10. Si por los nervios necesita tener algo en sus manos, asegúrese de usted sacar algo suyo (excepto el celular) no juegue con nada de los demás.

Mira este link acerca de Cómo presentar la experiencia profesional en una entrevista.

Que te parece? Habías escuchado estas recomendaciones antes?

jueves, 16 de junio de 2011

El análisis FODA para realizar una estrategia

Trazarnos un objetivo

Para poder pensar en una estrategia es necesario pensar en un objetivo, en otras palabras ¿Para qué es una estrategia? La estrategia sirve para llegar a uno o varios objetivos de la mejor manera posible (recursos, tiempo, alcance). En el ámbito de la gerencia también es similar a planeación, a planear algo de buena forma antes de una ejecución. A manera de ejemplo pensemos que tenemos que tenemos que pedir un aumento de sueldo a nuestro jefe.

Enlazar el sujeto a la estrategia

Con un poco de práctica iras conociendo el análisis FODA y determinar el sujeto será cuestión de segundos, pero veras que es de vital importancia porque será desde donde miremos todas las cosas, es como un pequeño farol. Para nuestro ejemplo podremos mirar como sujeto nuestra condición en la empresa.

Del análisis FODA a la estrategia

El análisis FODA nos permite ver como estamos en determinado momento porque sabiendo cómo estamos podemos mirar que realizaremos en el futuro. Miremos nuestro análisis FODA.

Importancia del FODA en la estrategia
Sabiendo tu condición y organizando tus ideas podrás saber qué hacer para utilizar tus mejores recursos en función de una o más metas propuestas. Para alcanzar una meta es importante saber el estado actual, cosa que muchas personas dan por obvio, lo cual no siempre funciona. Un buen equipo deportivo reparte bien las funciones, en un mal equipo deportivo todos funcionan independientemente/aleatoriamente.

Compaginar las cosas.

Lo que hacemos en mirar las cosas buenas y compararlas con las cosas malas, para poder llevar a un buen término. Muchas veces no podemos eliminar las debilidades o las amenazas pero si podemos reducir su impacto.

En nuestro ejemplo podemos mirar cómo reducir las cosas malas primero.
  • Como no tengo habilidad para hablar, aprovechare la buena relación con mi jefe para sentirme cómodo antes de empezar.
  • Debido a que hace tiempo no estudio, apelare a mi experiencia para reducir esa debilidad. Si me preguntan por mis estudios puedo mencionar brevemente mis felicitaciones por mi trabajo.
La tercera idea

Nosotros podemos tener claro que hacer y que no hacer, pero a través del análisis FODA podemos encontrar una tercera idea para nuestra preparación. Tomemos nuestro ejemplo.
  • Si mi jefe tiene mas presupuesto y hay nuevas posiciones, puedo tomar esto para presentar alguna nueva propuesta para mi futuro.
  • Si me mencionan que hay mas personas que pueden hacer lo mismo por menos precio, estaré preparado para mencionar mis fortalezas pero no mencionar mis debilidades.
  • No debería tocar el tema de educación en el pasado, pero podría mencionar educación en el futuro.
Cuando termines de realizar esta actividades vas a quedar con una cantidad de ideas que tendrás para poder saber qué hacer y qué no hacer. La estrategia que tendrás será en base a las ideas realizadas y será más clara. Muchas veces encontraras que una de estas ideas es la más clara para tomar, que te permitirá realizar todo en menor tiempo y de mejor forma. Para esto podrás seleccionar las ideas por la mas importantes, por las que mas te interesan y las mas determinantes.

¿Qué opinas de este tipo de análisis? ¿Lo haces interiormente algunas veces? ¿Has realizado análisis FODA para tus estrategias?

domingo, 12 de junio de 2011

¿Cómo realizar un análisis FODA o DOFA de mi idea o de mi negocio?

El análisis FODA nos permitirá entender mejor en un momento determinado cual es nuestra situación. Es una excelente herramienta para:
  • Organizar nuestras ideas.
  • Hacer presentaciones claras sobre nuestro estado estratégico.
  • Plantear estrategias.
  • Sustentar propuestas.
Pasos para realizar un análisis FODA.

Definir el Sujeto: Para el análisis FODA también se tiene que tener en cuenta que lo debemos de hacer nuestra idea, o de nuestro negocio de forma específica. Entonces el primer paso para el análisis FODA será el determinar a quién le haremos el análisis. Es un común error pensar en hacer el FODA de todo al mismo tiempo, pero para evitar esos debemos declarar claramente el sujeto de nuestro análisis y mantener esa idea constante y podemos ayudarnos también definiendo quienes se encuentran fuera del alance de nuestro análisis.

Ejemplo:
Sujeto: Empresa nuclear de los Simpsons (que probablemente es conocida por muchas personas).
Fuera del alance: La ciudad de Springfield. La vida de Homero. Las decisiones del estado con respecto a la energía (estudiaremos como el estado nos afecta, pero no estudiaremos lo bueno o malo de las decisiones del estado)

Realizar el análisis: Para nuestro análisis podremos mirar detalladamente cada uno de nuestros 4 puntos. MIRAR ESTE LINK PARA DETALLES DE CADA PUNTO. Para nuestro ejemplo miraremos solamente algunos puntos, pero no podremos hacer un análisis completo.

Fortalezas
  • Tiene mucho conocimiento de la energía nuclear (Es algo propio de lo que tenemos control)
  • Tiene gerentes ambiciosos.
  • Los documentos de legalidad de la empresa están al día (Algo que se hizo previo a la elección del alcalde Diamante)
Debilidades
  • Los gerentes no son lideres.
  • Los empleados son irresponsables (Es algo propio interno y manejable de la empresa; es Amenaza cuando son subcontratados y no podemos hacer nada para cambiarlos o capacitarlos)
  • Al ser una empresa tan grande es difícil controlar a cada empleado
Oportunidades
  • Los gobiernos están buscando sostener la energía nuclear en busca de independencia energética. (No existe ningún control sobre el deseo del gobierno)
  • La energía está subiendo de precio (Es el estado el ente regulador)
  • Su mas cercano competidor esta entrando en quiebra económica.
Amenazas
  • Las personas se están quejando por la contaminación ambiental (Contra esto no podemos hacer nada, pero perjudica nuestro negocio)
  • El mercado de valores es inestable (esto generaría inestabilidad económica a mediano plazo)
  • Existe una posible ley en contra de la energía nuclear que disminuiría las ganancias en un 50% (si bien es algo que no ha pasado, impactaría ampliamente nuestras ganancias y no tenemos poder sobre el funcionamiento del estado)
OJO La amenazas NO son cosas que nos vayan a pasar en el futuro, las Amenazas son cosas negativas que están fuera de nuestro alcance.

Plantearnos una grafica: La presentación de este análisis FODA se realiza a través de una grafica sencilla con 4 cuadrantes. Esta grafica no la podremos desarrollar en nuestro blog pero nos sirve de referencia para encontrar nuestros 4 espacios de escritura.