martes, 21 de junio de 2016

Ejemplo paso a paso de un análisis FODA o DOFA con proyecto de reciclaje

En la medida que uno se familiariza con el análisis FODA es bueno utilizarlo para proyectos o iniciativas que vayamos a tener y tener ventaja en nuestro liderazgo, sea para presentar una entrevista o para mejorar alguna estrategia.

Si no tienes mucho conocimiento en el análisis FODA o DOFA, mira lo siguiente
Ahora lo quiero hacer para una estrategia de reciclaje que quiero realizar, porque he estado pensando en hacer un proyecto para mejorar la reutilización de las basuras en donde yo vivo.

Paso 1: Escribo la propuesta a analizar: 

  • Realizar proyecto de reciclaje de basura en el barrio donde vivo.

Paso 2: Determino cuales son las Fortalezas, Debilidades, Amenazas y Oportunidades.

Ejemplo de FODA en sticky notes

Fortalezas

  • Hay motivación de mi parte por empezar el proyecto.
  • Tengo un auto donde puedo movilizar elementos y asistir a reuniones si es necesario.
  • Yo mismo consumo muchos elementos reciclables, y me permite empezar la actividad.

Debilidades

  • No tengo mucho conocimiento en el área de reciclaje.
  • No pertenezco a ningún  grupo para reciclaje de basura.
  • En el lugar donde vivo no hay recolección de basura (podría ser una amenaza, pero en unos meses me pienso mudar, será un factor que podré controlar)

Oportunidades

  • Existen grupos en mi ciudad donde hay documentación y grupos organizados.
  • Cerca de mi casa existe recolección de basura de cobre y plástico.

Amenazas

  • Para varios tipos de reciclaje, no hay un lugar cercano de reciclaje.
  • Las empresas de reciclaje no proveen ningún tipo de transporte para buscar el material reciclable.
  • Empezar el proyecto a nivel de mi conjunto requerirá pasar por procedimientos burocráticos del conjunto residencial.
Para entender mas como encontrar amenazas y debilidades, es bueno mirarlas tambien como riesgos y problemas. Lee diferencia entre riesgo y problema (risk and issue)  que te ayudará a entender contextos.

Paso 3: Ahora miro unas estrategias, comparando todos los puntos anteriores


Maxi-Maxi (Fortalezas vs Oportunidades Juntas)

  • Estoy motivado y existe documentación y grupos (debo de asociarme con los grupos y aprender)

Maxi-Mini (Fortalezas vs Amenazas)

  • Tengo un auto y las empresas no proveen transporte (inicialmente puedo utilizar mi auto para llevar los elementos de basura)
  • Mi motivación me va a ayudar a superar los procesos burocráticos (además que voy a estudiar los procesos)

FODA Idea Reciclar ejemploMini-Maxi (Debilidades vs Oportunidades)

  • Debido a que no tengo conocimiento, definitivamente tengo que ponerme a estudiar.
  • Donde vivo no hay plan de reciclaje, pero ya hay algunos grupos organizados en la ciudad (Puedo mirar si en otros conjuntos residenciales ya existe el reciclaje de basura y mudarme para allá)

Mini-Mini (Amenazas vs Debilidades) – Tratar de minimizarlas.

  • Debido a que en mi conjunto no hay nada hecho y yo no tengo conocimiento. (El plan de mudarme sería apropiado y así aprender donde ya tengan algo instalado.)
Estos puntos me ayudan a determinar mas fácil cuales son los pasos siguientes y aprendo rápidamente de la situación que me rodea. Anímate a hacer un plan para algún proyecto y te vas a dar cuenta lo bueno que es.

Mira estos otros links sobre el análisis FODA
Se te ocurre algo mas para agregar?

miércoles, 8 de junio de 2016

Características y Ventajas de la Metodología Cascada (Watefall)

La Metodología Cascada es utilizada para diferente tipo de proyectos, ya sea de infraestructura, software, producción, mercadeo, etc y se basa en un análisis primario que se va desarrollando a lo largo del tiempo para convertirse en un entregable.

La metodología cascada existe en diversas formas, pero la que mas me gusta es la siguiente:

Descubrimiento > Análisis > Diseño > Construcción > Pruebas > Soporte
Fases de metodología cascada
Lo que es relevante de esta metodología es que permite poco a poco ir formando un entregable de una manera organizada. Hoy en día la metodología ágil esta haciendo una revolución en la implementación de software, pero aun dependemos de esta metodología porque tiene algunas de las siguientes ventajas.
  • Al finalizar análisis se tiene un estimado de tiempo, costo y alcance.
  • En al etapa de pruebas el usuario final revisa que lo acordado se cumpla.
  • Tiene una fecha delimitada de empezar y terminar
  • Es conocida por todos y fácil de entender.

Fases de metodología cascadaSi bien esas características pueden ser criticados por varios, es solo un punto de vista que permite ir mas allá en el momento de realizar un proyecto, pero lo que pasa es que como todos no usamos la misma talla de ropa, de igual manera la metodología cascada no es útil a todos.

Algunos puntos a tener en cuenta en esta metodología.
  1. No esta mal considerar dividir en fases. Por ejemplo en vez de tener un proyecto súper largo y lleno de requerimientos, es mejor dividirlo en fases.
  2. Cuando se hace la documentación, no solamente enfocarse en el documento, sino tratar de hacer vínculos con las personas del proyecto para que no sean las letras quienes dominen el proyecto, sino el espíritu del resultado.
  3. La etapa de diseño es importante para proyectos donde hay muchas cosas por desconocer, pero no esta mas sobreponer un poco la fase de diseño con la construcción, para reducir un poco los tiempos.


Estos son algunos apuntes que he manejado con esta metodología. Te parece que puede servirte a ti?


Que otras cosas te parecen buenas de las metodologías de proyectos?

miércoles, 1 de junio de 2016

Cualidades de los Buenos Líderes de Calidad (Test Managers)


Desde el punto de vista de un Gerente de proyectos de Software y de Infraestructura, he realizado muchos trabajos con diferentes personas, pero alguien que siempre valoro en un equipo es un buen líder de Calidad, también conocidos como Test Managers. 

Estos puntos le pueden servir a alguien caso de presentar una entrevista de trabajo. Mira 10 recomendaciones para presentar una entrevista de trabajo.

En este post, quiero resaltar cuales son las buenas cualidades de un Test Manager, que es lo que encuentro es que es útil en un líder de Calidad, porque cumplen una parte importante del proyecto.
  • Que sean comprometidos: Esta parte es importante, porque como lo decía antes, los lideres de calidad o test managers, logran que podamos tener un entregable que cumpla con los requisitos y evitan muchos problemas. Cuando un test manager es comprometido, lee los documentos, esta pendiente de entender de manera general de que es el proyecto, pregunta y pide reuniones si hace falta, porque sabe que se debe de entregar algo con sentido y fundamento.
  • Que resalten los posibles errores desde el principio: Si vamos a hablar de calidad, tenemos que entender que ellos deben resaltar los errores, y lo deben hacer sin temor a equivocarse. Prefiero un Líder de Calidad, o un test manager, que le tenga que explicar el proyecto completo porque me dice cosas que no son, a alguien que nunca me dijo nada. La razón de esto es que me asegura un buen entregable.
  • Que no sea obstinado sino amigable: Esta cualidad también es importante!! Evita muchos problemas y ahorra mucho dinero. Si suponemos que un Líder de Calidad o un Test Manager encuentra un error, esta bien discutirlo y hablarlo, pero hace perder mucho tiempo cuando el líder de calidad no confía en sus propios compañeros de proyecto. Es bueno entender también las razones de líder de proyectos, o del desarrollador y pasar la pagina.  
    Cualidades de líderes de calidad Test Managers
    Siempre amigo de documentar y
    amigable con todos
  • Amigo de documentar: Cuando un Líder de Calidad, o un Test Manager hace bien su labor, sabe donde esta, sabe cuanto le falta y sabe que funciona bien y esto no se logra sin documentar. Primero escribe los test cases, después los test script, luego los ejecuta y muestra su progreso. Un líder de calidad no tiene poder de convencimiento si no hay una lista de defectos. Aunque el proyecto este horrible, una lista de defectos es un lugar para empezar y es por eso que un Líder de Calidad debe conocerla y hacerla bien.

Esas son para mi las cuatro características mas importantes. Tu conoces alguna otra?

viernes, 27 de mayo de 2016

Cuales son las habilidades para dirigir una conferencia telefónica?

Cuando eres el encargado de manejar una conferencia telefónica, es bueno que tengas unos pasos generales para que las personas sepan que tienen que hacer, así cuando se empieza la llamada, es un poco mas fácil dirigir la reunión.

Los pasos que te recomiendo son los siguientes
  • Tener un cuaderno, o notepad o alguna herramienta para hacer apuntes.
  • Tener una idea de tus participantes claves y sus equipos de trabajo.
  • Pensar en un flujo de la reunión, es decir, tener una agenda.
  • Tomar anotaciones y Asignaciones (en ingles, “Action Items”)
  • Repasar antes de terminar.

Entonces vamos a mirar cada uno mas en detalle

Cuaderno, o notepad para hacer apuntes
Esto es importante que lo tengas antes de empezar, porque cuando la reunión comienza es mas difícil de organizar las cosas. Se puede usar el  cuaderno común y corriente, pero también existe el Microsoft OneNote que es bastante útil. Siempre empezar anotando un titulo de la reunión y la fecha.

Participantes claves y equipos.
Cuando una empieza la llamada, las personas van entrando y uno puede preguntar quien se unió a la llamada. Las personas pueden decir el nombre, el equipo o ambos. Debido a que uno toma apuntes, va escribiendo para tener una referencia. Saber los participantes claves permite saber cuando empezar la reunión y saber a quien hacerle las preguntas. Algunas veces es mejor no empezar hasta que se una quien uno necesita, y eso esta bien, simplemente explicar a las personas que se esta esperando a determinada persona antes de empezar.

Flujo de la reunión (agenda)
Cuando ya tienes las personas en la reunión, si lo tienes preparado, puedes leer la agenda, pero si no lo haz hecho, es mejor decir un breve contexto de la reunión, explicar para que están reunidos y cual es el objetivo que se busca con la reunión. Al finalizar el objetivo, hacer un corto silencio en caso de que alguien tenga alguna duda.

En la medida que la reunión avance, te vas fijando si se esta discutiendo algo relacionado con el objetivo de la reunión, y si alguien se sale del objetivo, de una manera correcta se le dice a las personas algo como “si bien el tema que menciona es importante, solamente me quiero asegurar que recordemos el objetivo de la reunión. Quizás lo que están mencionando lo podemos manejar en otra reunión aparte

Anotaciones y Asignaciones
Para no distraerse es bueno tomar anotaciones de la reunión, especialmente si uno no es el que mas habla en la reunión. Cuando uno toma apuntes se asegura de estar entendiendo la conversación, y al finalizar la reunión se puede compartir.

También es bueno anotar que es lo que tienen que hacer las personas, si quizás alguna tarea le fue asignada a alguien. Así cuando se termine la reunión se tiene una idea clara de cuales son los pasos a seguir.

Para tomar anotaciones es bueno hacerlo por temas, ir agrupando las frases importantes y hacerlo con viñetas, así queda una viñeta por cada idea mencionada, y se puede tener diferentes niveles para las sub ideas mencionadas.

Repasar antes de terminar.
Cuando faltan 5 minutos para terminar el tiempo, o cuando la reunión se esta terminando, es bueno hablar de los siguientes pasos. NO es recomendable repasar la reunión ni las anotaciones, porque eso puede llevar mas tiempo y malos entendidos, pero SI es bueno leer las tareas asignadas y preguntar para cuando. Por ejemplo “Pedro va a ayudarnos con el reporte de ventas” y se le pregunta a Pedro para cuando lo tendrá.

Cuando se han leído todas las tares, es bueno preguntar cuales son los pasos a seguir, y eso determina si una o mas reuniones son necesarias, y o si se tiene que realizar algo de manera global.


Que te parecen estos puntos? Tienes alguna otra sugerencia?

jueves, 21 de noviembre de 2013

Diferencia entre riesgo y problema (risk and issue)

Los riesgos y problemas se utilizan en las buenas prácticas de gerencia y por eso estaremos discutiendo in poco sobre ambos.

Los riesgos (risk) son cosas positivas o negativas que pueden nos referimos al futuro. Los riesgos son situaciones que pueden pasar en el futuro que afectaran el proyecto o el objeto del análisis.
pasarle al proyecto. Cuando decimos que pueden pasarle

Un ejemplo de riesgo es si vamos a salir el fin de semana de viaje, entonces sabemos que puede llover. Eso es un riesgo que puede ser bueno o malo para nosotros.

Las propiedades que identifican a los riesgos son las siguientes
  • Nombre del riesgo: Corto nombre del riesgo.
  • Numero de identificación del riesgo: Es bueno tener un número único de identificación.
  • Descripción del riesgo: Se explica que es lo que pasa que genera el riesgo. En nuestro ejemplo es la lluvia.
  • Dueño del riesgo: Se coloca el nombre de la persona que se encargara de hacer seguimiento al riesgo, ya sea para mitigarlo o tomar la responsabilidad si se convierte en un problema. 
  • Estado del riesgo
    • Borrador
    • Abierto
    • Cerrado
    • Resuelto
  • Prioridad:  La prioridad proviene de una tabla de probabilidad e impacto, y es posible seleccionar la que sea mas conveniente.
  • Probabilidad: Cual es la probabilidad de que se convierta en un problema, es decir, que el riesgo se materialice. 
  • Impacto: Si el riesgo se materializa, si se convierte en una realidad, cual será el impacto para el proyecto. 
  • Quien identificó el riesgo.
  • Cuando se identificó el riesgo.
El problema (Issue) es algo que esta sucediendo, que esta impactando el proyecto y generalmente es algo negativo. Es algo que impactó el costo de algo, el calendario o el alcance de lo que se esta haciendo. 

Un ejemplo de problema es cuando estamos en el viaje, empieza a llover y no se puede disfrutar de la piscina. Impacta el alcance del viaje porque no se puede entrar en la piscina que era lo planeado. 

Las propiedades que identifican los problemas son
  • Nombre del problema: En pocas palabras se describe el problema.
  • Número de identificación del problema: Un número único que identifique al problema.
  • Descripción del problema: Se describe como este problema impacta el proyecto.
  • Estado del problema
    • Borrador
    • Abierto
    • Asignado
    • Cancelado
    • Resuelto
  • Dueño del problema: Se identifica la persona responsable de resolver el problema, o si no se va a resolver entonces se escribe la persona que acepta el problema y asume el impacto.
  • Categoria: Muestra la clasificación del riesgo y es generalmente Alto, Medio o Bajo.
  • Quien identificó el problema
  • Cuando se identificó el problema.
Basicamente la diferencia es que el Riesgo no me ha afectado pero me puede afectar y el Problema ya me esta afectando. Siempre tendremos mas riesgos que problemas y es normal, pero lo importante es clasificarlos correctamente para poderlos controlar.

Una de las herramientas básicas para identificar riesgos o problemas y hacer seguimiento es con las métricas, por eso esta este enlace para que leas, aunque también sirve mucho hacer un análisis FODA que te dará mucha información del proyecto o plan que tengas pensado.

Si te queda clara la diferencia? Te parece que algo quedo por fuera? 

En que momento tu haz hecho este análisis de identificar problemas y riesgos? Escribe en los comentarios!